Procedury załatwiania spraw

Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw w Gdańskim Urzędzie Pracy

1) W Gdańskim Urzędzie Pracy sprawy klientów załatwiane są zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2096, z 2019r. poz. 60, 730, 1133) oraz instrukcją kancelaryjną wprowadzoną Zarządzeniem Nr 44/18 Dyrektora Gdańskiego Urzędu Pracy w Gdańsku z dnia 17 grudnia 2018 r.- załącznikiem nr 1.

Gdański Urząd Pracy informuje, że udziela odpowiedzi na korespondencję otrzymywaną pocztą elektroniczną, która spełnia wymogi określone w art. 63 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego, który brzmi następująco:

„Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.”

Oznacza to, że treść kierowanej korespondencji powinna zawierać co najmniej wskazanie:

• osoby (imienia i nazwiska) od której pochodzą,
• adresu (kodu pocztowego, miejscowości, ulicy i numeru domu),
• przedmiotu sprawy, której dotyczy.

Odpowiedzi na pytania udzielane są niezwłocznie.

Informacja dotycząca przekazywania dokumentów elektronicznych

Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 stycznia 2018 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych Gdański Urząd Pracy posiada Elektroniczną Skrzynkę Podawczą na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej ePUAP.

Adres skrytki na ePUAP:/PUPGDANSK/Skrytka

W celu złożenia pisma w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej konieczne jest posiadanie bezpłatnego konta na platformie ePUAP. Przesłanie dokumentów następuje poprzez wypełnienie formularza udostępnionego na platformie ePUAP: https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/opis-uslugi/skargi-wnioski-zapytania-do-urzedu/PUPGDANSK

Dokumenty elektroniczne muszą być podpisane ważnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.

Pisma wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządzane są w formacie XML na podstawie ogólnego wzoru dokumentu elektronicznego umieszczonego w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych na platformie ePUAP.

Formaty danych, w jakich zapisuje się załączniki dodawane do pism powinny być zgodne z formatami danych określonymi w Obwieszczeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 stycznia 2018 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Prezesa Rady

Ministrów w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (dokument do pobrania ze strony http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180000180

Dokument w wersji elektronicznej może zostać doręczony na następujących informatycznych nośnikach danych:

• Płyta CD/DVD,
• Pamięć USB.

Nośnik danych powinien zostać dostarczony bezpośrednio lub za pośrednictwem poczty do kancelarii (pokój 029 poziom -1) urzędu na adres:

Gdański Urząd Pracy
80-880 Gdańsk
ul. Lastadia 41

Dokumenty uważa się za wniesione nieskutecznie w przypadku gdy:

• w przepisach prawa został określony wzór nieelektroniczny,
• w centralnym lub lokalnym repozytorium został umieszczony wzór pisma przeznaczony do załatwiania danej sprawy – inny niż ogólny.

Dokumenty dostarczane do Gdańskiego Urzędu Pracy w formie elektronicznej, będą skanowane na obecność szkodliwego oprogramowania. W przypadku wykrycia szkodliwego oprogramowania na informatycznym nośniku danych i braku możliwości jego usunięcia, dokumenty zostaną odrzucone, a nośnik danych zwrócony nadawcy wraz z informacją o przyczynie odrzucenia (czas skanowania uzależniony będzie od wielkości danych zamieszczonych na nośniku).

Po spełnieniu wymagań technicznych i zarejestrowaniu dokumentu w systemie obiegu dokumentów , wnioskodawca otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które jest potwierdzeniem złożenia dokumentu w GUP w formie elektronicznej. Urzędowe

Poświadczenie Odbioru doręczanych dokumentów elektronicznych za pomocą nośników danych będzie wydawane w godzinach urzędowania GUP.

Doręczenie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych zostanie potwierdzone w formie elektronicznej zapisane na elektronicznym nośniku danych (jeżeli jest taka możliwość), wysłane na adres e-mail podany w momencie przyjmowania dokumentów elektronicznych lub dokumentem w postaci papierowej sporządzonym przez GUP

Dla dokumentów nadesłanych drogą elektroniczną na ESP lub praca.gov.pl, UPO zostanie wysłane na adres skrzynki nadawcy, za pośrednictwem której dokument został dostarczony.

W przypadku negatywnej weryfikacji bezpiecznego (kwalifikowanego) podpisu elektronicznego, złożone dokumenty są odrzucane, a nadawca dokumentów jest informowany o przyczynach ich odrzucenia.

Maksymalny rozmiar dokumentu wraz z załącznikami przesłanego drogą elektroniczną nie może przekraczać 5 MB.

Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej GUP lub dowolny inny adres w domenie gup.gdansk.pl) traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, w szczególności takiego, o którym mowa w art. 63 § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.